Virtual Office adalah sebuah kantor virtual, dimana pegawai dan rekan kerja dapat ditempatkan di setiap sudut dunia, telah menjadi kenyataan. Semakin banyak bisnis yang tertarik untuk mengeksplorasi konsep “kantor virtual” ini, karena konsep ini menghemat sewa kantor, biaya pegawai dan lain lain bahkan nyaris “tanpa” biaya.Sementara anggota tim virtual jarang saling bertatap muka satu sama lain, namun mereka sering berinteraksi online untuk diskusi, brainstorming dan sesi pelatihan untuk memastikan bahwa setiap orang berada pada halaman virtual office. Di sini kita akan melihat beberapa tool online dan layanan web yang sangat berguna untuk membantu tim virtual anda dapat saling terhubung dan berkolaborasi satu sama lain dengan klien.
Berikut adalah daftar dari semua tools yang anda butuhkan untuk pengaturan virtual office anda.
- Email dan Kalender
Jika anda menjalankan kantor virtual, anda akan membutuhkan Google Apps. Suite powerfull ini menawarkan email (Gmail), kalender (Google Calendar) dan web berbasis Office Suite (Google Drive) untuk masing-masing pegawai anda dengan ruang penyimpanan yang luas. - Instant Messaging (IM)
Meskipun Google Apps juga menyediakan IM klien ringan yang disebut Google Talk, namun kami merekomendasikan anda menggunakan Skype karena mendukung pembicaraan grup dan konferensi video selain teks dan audio chats. Fitur berguna lainnya dari skype adalah SkypeCasts di mana anda dapat melakukan panggilan host voice conference dengan puluhan peserta. Tuan rumah dapat dengan mudah memoderasi diskusi di Skypecasts secara gratis. - Media Penyimpanan Online / Online File Storage
Bila anda memiliki tim virtual, penting untuk mempertahankan repositori dokumen (dan file lainnya) di beberapa lokasi utama yang dapat diakses oleh anggota lain selama 24 jam. Hal ini dapat mencakup template proposal klien, PDF, software installer, foto, video klip dan lain lain.
- Box.netTool selanjutnya yang anda butuhkan adalah box.net. Box.net menyediakan explorer yang sangat sederhana seperti interface untuk menyimpan file anda di internet yang dikategorikan menggunakan tag dan folder. Versi gratis Box.net menawarkan 1 GB ruang penyimpanan. Tools populer lainnya di bisnis ruang penyimpanan online ini di antaranya Xdrive (AOL), Adobe Share, Office Live Workspace (Microsoft) dan Google Drive.
- Telephone Calls
Meskipun anda dimungkinkan untuk melakukan panggilan telepon dari PC-ke-PC menggunakan Skype atau Yahoo Messenger secara gratis, JAJAH adalah solusi yang lebih tepat dengan biaya yang layak jika anda ingin membuat panggilan telepon jarak jauh atau internasional menggunakan VoIP untuk terhubung dengan telepon tradisional (telepon rumah atau ponsel) dan biaya panggilannya relatif lebih murah daripada tarif perusahaan telekomunikasi nasional. - Dukungan Teknis
Sementara perusahaan besar memiliki staf IT yang tepat untuk memperbaiki masalah teknis, kantor virtual dapat mempertimbangkan untuk menggunakan CrossLoop, ini adalah solusi remote desktop sharing. Ketika anda menghadapi masalah dengan komputer anda, setiap ahli dalam tim dapat mengontrol mesin anda menggunakan CrossLoop dan memperbaiki masalah bagi Anda dengan gratis. - Screen Sharing Microsoft SharedView adalah aplikasi screen sharing gratis yang memungkinkan sampai dengan 15 anggota tim virtual yang dapat terhubung dan berkolaborasi. Mereka dapat berbagi desktop screen mereka, bekerja pada dokumen yang sama dan mentransfer file.
SharedView adalah pilihan yang tepat daripada anda harus mendatangkan guru training online untuk sebuah kelompok dengan anggota yang besar.
Aplikasi lainnya yang bisa anda gunakan adalah Adobe Brio yang juga menyediakan whiteboard, beberapa tool anotaso, chat suara dan video namun brio dalam versi gratis hanya mendukung untuk tiga anggota saja pada saat artikel ini di-broadcast.
- Setup Network Folders
Leaf Networks menyediakan solusi sederhana bagi anda untuk berbagi file dan folder di komputer anda dengan anggota tim lainnya. Ini seperti virtual LAN, anda bisa menetapkan file / folder yang akan dibagi dan kemudian mengundang orang lain untuk terhubung ke komputer anda. Bukan hanya file, Leaf Network ini juga dapat digunakan untuk sharing network drive dan printer, yang berarti anda dapat mengirim printable job bahkan dari jarak jauh. - Mendiskusikan Desain Sebenarnya Jika pekerjaan anda harus melibatkan anda dalam mendiskusikan desain, tata letak dan prototipe dengan rekan tim dan klien jarak jauh untuk persetujuan, ConceptShare adalah semua yang anda butuhkan.
Ini seperti para desainer dan klien yang duduk di meja virtual dengan proyek desain yang terguling di depan mereka, mereka dapat menandai hal-hal yang perlu diperbaiki, menambahkan komentar dan banyak lagi. Versi dasar ConceptShar ini tersedia secara gratis.
Selain dengan pekerjaan yang terkait dengan tools ini, anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan Wiki (Wetpaint atau Jotspot) dengan rekan anda yang dapat terhubung satu sama lain untuk bersenang-senang dan bisa digunakan dengan aktifitas bukan pekerjaan.
Atau anda juga bisa menggunakan Start Pages (seperti Netvibes atau Pageflakes) yang dapat digunakan sebagai papan pengumuman virtual di mana orang bisa membaca semua pengumuman penting, peristiwa yang akan datang, TO DO lists, berita, buzz blog dan banyak lagi.
Semoga bermanfaat !
